Descubra o que é e-Social, como ele funciona e quais são as suas vantagens

Planejado para atualizar e modernizar o modelo vigente das relações de trabalho, o e-Social é um meio de registrar e controlar todas as informações que envolvem os vínculos trabalhistas.

Totalmente digital, o e-Social tem como objetivo principal assegurar que todos os direitos dos trabalhadores estão sendo colocados em prática.

Este sistema foi devidamente implementado recentemente, em 2018, mesmo tendo sido criado ainda em 2014. Se você não sabe o que é e-Social, não se preocupe. Preparamos um conteúdo específico e direcionado para explicá-lo.

O e-Social foi estabelecido nacionalmente com a intenção de desburocratizar processos e estimular um ambiente de negócios mais simples. Antes, o envio de dados e documentação poderia ser feito online ou offline, de várias formas e padrões diferentes.

Os setores de RH e donos dos seus próprios negócios precisavam de extensas pesquisas e entendimento para deixar tudo legalmente funcionando e devidamente dentro dos padrões indicados pelos governos federal e estadual. Com o e-Social a situação foi alterada, confira a seguir:

O que é e-Social?

O e-Social é um projeto do governo federal brasileiro que busca estabelecer um único formato de prestação de informações trabalhistas ao governo. Aderir ao novo sistema é obrigatório, até mesmo para os empregadores domésticos.

Ou seja, se você possui qualquer tipo de funcionário para realizar qualquer tipo de ajuda ou função, você precisará entender o que é e-Social.

Desenvolvido em parceria com a Caixa Econômica Federal (CAIXA), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social (MPS), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), o e-Social é uma maneira de modernizar a gestão pública.

Todo o planejamento do sistema e o que ele significa na prática é dirigido em conjunto com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade.

Esta união de esforços tem como objetivo principal envolver todos os sistemas vigentes, melhorando a qualidade dos dados e garantindo que os trabalhadores tenham seus direitos afirmados.

É por meio do e-Social que as informações serão uniformizadas, centralizadas e desburocratizadas, facilitando o cruzamento de dados, o cumprimento da lei e a fiscalização dos direitos dos trabalhadores.

Como funciona na prática?

O e-Social nada mais é do que um site em que as empresas podem interagir, enviar dados e compartilhar informações.

É possível enviar folha de pagamento, dados de admissão e demissão, além de todos os outros documentos pertinentes para a regularização dos funcionários.

Atestados de saúde, declaração de imposto de renda, alterações de salários, afastamento temporário e o monitoramento da saúde do trabalhador são outros exemplos de quais são as informações práticas presentes no e-Social e que fazem toda a diferença.

Nenhuma dessas informações são novidade para o empregador, o que acontece aqui é um remanejamento da maneira com que elas são armazenadas. Faz parte de o que é o e-Social, substituir os programas, os processos e a maneira com que as informações eram enviadas.

Na prática, o e-Social não muda nada na legislação. Nada muda, nem em prazos de entrega, nem na quantidade de documentos enviados.

Se você é um microempreendedor, os dados podem ser registrados manualmente. Já para o caso de empresas maiores, será necessário uma integração mais profunda de sistemas.

Se você já guarda todos os dados de maneira digital, o e-Social é só mais uma plataforma de cadastros de informações que podem ou não ser integradas automaticamente.

Se você está abrindo uma empresa agora, procure se inteirar sobre modelos de cadastro que sejam compatíveis com a plataforma do e-Social.

Quais são as vantagens do e-Social?

Cumprir todas as leis e estar em dia com o governo federal nunca foi tão simples. Com o e-Social os contratados e contratantes economizam muitas idas à órgãos regulatórios, impressão de documentos e filas de cartório, por exemplo.

Padronizar informações é uma maneira de reduzir as obrigações fiscais e ter uma maior transparência e segurança jurídica. Com tudo mais didático e intuitivo, fica mais simples de entender os processos e não deixar faltar com nenhum encargo.

Disponibilizado no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o e-Social pode substituir mais de 15 prestações de dados ao governo federal em um único informativo. Melhor impossível, não é?

Diminui erros, possibilita a inclusão de informações em tempo real e permite a geração automática do recolhimento do FGTS e outros tributos.

Estas novas funcionalidades são uma ótima maneira de otimizar o tempo gasto com obrigações trabalhistas, ampliar a produtividade do setor de Relações Humanas da empresa e simplificar os métodos.

Cuidados com cadastro do e-Social

A ideia é ótima, mas existem pontos que necessitam atenção. Pontos como o cadastramento de informações retroativas não poderão mais ser feitos pela plataforma, os dados precisam, necessariamente, serem extremamente atuais.

A admissão, por exemplo, precisa ser encaminhada antes do início do trabalho oficial do funcionário. As demissões são informadas obrigatoriamente no dia exato do término do contrato e o pagamento das férias só pode ser devidamente informado ao e-Social na data do evento.

Por conta dessas obrigações tão específicas a fiscalização federal é mais intensa, já que retificações ou alterações chamam atenção dos fiscais especializados em direito trabalhistas.

Fique atento ao cronograma de implementação do e-Social para cada um dos quatro grupos de empresas criados pelo governo.

O segredo da plataforma é a atenção nas datas, o cumprimento de todos os deveres e o treinamento dos funcionários para que entendam exatamente o que estão disponibilizados no e-Social.

Separe algumas horas do dia de trabalho dos profissionais de RH para intensificar a prática de manipular a plataforma e ter todos os dados separados e organizados.